Escape room para eventos empresariais: como encher os dias de semana

Todos os espaços de entretenimento vivem o mesmo horário: de sexta a domingo está tudo reservado e, de segunda a quinta, as salas ficam vazias. As análises do setor apontam para uma ocupação de 15-20% durante a semana nos espaços de escape room, contra um fim de semana praticamente esgotado. A maioria dos proprietários tapa o buraco com descontos, cortando a margem justamente nas horas mais fracas. Mas os dias de semana vazios têm uma explicação simples, e é nela que está a resposta: os visitantes não aparecem durante a semana porque estão a trabalhar. Ou seja, os dias de semana não devem ser vendidos aos visitantes, mas às entidades que os empregam.

Porque é que a procura empresarial está a crescer agora

As empresas norte-americanas investem 4,7 mil milhões de dólares por ano em team building, mais 21,7% do que no ano anterior, e a tendência é global. O motivo não é animador: o envolvimento dos colaboradores a nível mundial caiu para 20%, o valor mais baixo em cinco anos, e os departamentos de recursos humanos receberam a missão de devolver às pessoas o sentimento de equipa. Depois de vários anos de formatos online, as empresas querem voltar a juntar as pessoas presencialmente.

Há uma mudança recente importante: o evento empresarial deixou de ser o escritório inteiro, uma vez por ano. Cada vez mais, são pequenos grupos de 10-20 pessoas: um departamento, uma equipa de projeto, um turno. Estes encontros acontecem com mais frequência, os orçamentos são aprovados mais depressa e realizam-se não nas sextas-feiras de pico, mas durante a semana. Um grupo pequeno a meio da semana é exatamente o formato que as salas paradas estão à espera.

Os orçamentos são concretos: nos EUA, as empresas preveem 65-130 dólares por colaborador e por evento, e as atividades curtas até hora e meia, que correspondem exatamente ao formato escape room, ficam nos 39-60 dólares por pessoa. Um pormenor curioso: são as pequenas empresas que mais pagam por pessoa, 100-160 dólares, porque os descontos de grupo nunca lhes chegam. Por outras palavras, o pequeno departamento que reserva à quarta-feira não é tráfego residual: é o cliente com maior margem.

O pequeno departamento que reserva à quarta-feira não é tráfego residual: são as pequenas empresas que mais pagam por pessoa.

O que o cliente empresarial compra de facto

A Anna, da nossa equipa, passou anos na hotelaria antes das escape rooms, a receber reservas empresariais para restaurantes, salas de banquetes e festas de empresa. A grande conclusão que retirou desses anos de negociações: uma empresa não compra uma atividade, compra uma noite pronta a servir e sem dores de cabeça organizativas. As duas primeiras perguntas de qualquer pedido empresarial nem sequer são sobre o jogo: e a comida e as bebidas, e onde é que nos sentamos todos juntos a seguir.

Uma empresa não compra uma atividade, compra uma noite pronta a servir e sem dores de cabeça organizativas.

Para um espaço, isto é uma checklist. Para vender eventos empresariais são precisas três coisas: o jogo em si, catering (bar e cozinha próprios ou um acordo com o restaurante do lado) e um espaço onde toda a empresa se junte à volta de uma mesa depois do jogo para comentar quem fez o quê na história. Se não houver onde sentar, o cliente vai para onde encontrar a noite completa. Um trunfo à parte é a privacidade: para um cliente empresarial, ter o espaço só para si durante a noite vale mais do que um desconto.

O que custa dispensar a comida vê-se nos números do setor vizinho do entretenimento competitivo: no Flight Club de Londres, 70% da receita vem da comida e das bebidas, e não dos jogos; no Duckpin Social, nos Estados Unidos, por cada dólar gasto no jogo o visitante deixa mais um a nove dólares no bar e na cozinha. O inverso também é verdade: se não houver onde jantar depois do jogo, a empresa reserva o jogo no seu espaço e leva o jantar, as bebidas e a maior parte da conta para os vizinhos.

Como receber um grupo maior do que um jogo comporta

Uma atração de escape room recebe um grupo de duas a seis pessoas, e um grupo empresarial tem 15-30. Os espaços resolvem isto com a sua oferta: põem todos os jogos a funcionar ao mesmo tempo e dividem a empresa em equipas. Quantas mais atrações diferentes um espaço tiver, mais pessoas consegue receber em simultâneo, enquanto as restantes estão à mesa, no bar ou a torcer pelos colegas.

A aritmética dos nossos próprios produtos: o castelo recebe até seis jogadores, cada baú leva dois ou três. Um espaço com um castelo e dois baús mantém 10-12 pessoas em jogo em simultâneo; uma empresa de 25 pessoas passa por tudo em duas ou três horas, e a noite mantém-se cheia sem uma única pausa morta. A camada competitiva vem de borla: dois baús iguais transformam uma noite de empresa num torneio de quem é mais rápido, com classificação no painel de controlo.

Esta é a mecânica habitual do setor, não é improviso: espaços com cinco jogos recebem até 50 pessoas ao mesmo tempo e, para grupos maiores, funciona um sistema de vagas: metade da empresa joga enquanto a outra metade está à mesa, depois trocam. Uma referência prática: cerca de 50 convidados passam por três jogos diferentes em três horas quando se organiza a rotação.

Exemplos reais da nossa prática: um espaço no Reino Unido tem os dois baús, o Wizard’s Chest e o Dead Man’s Chest, e enche os dias de semana com eventos empresariais. Um espaço em Omã organiza noites de empresa com a dupla castelo mais baú: as equipas alternam entre o formato grande e o pequeno.

O evento empresarial móvel: o jogo vai ao escritório

O formato mais inesperado veio do nosso cliente na Florida: montou um Wizard’s Chest num atrelado e conduz ele próprio até eventos de empresa, escolas, feiras e festivais. Os dias de semana dele estão cheios de deslocações: uma empresa encomenda o jogo à porta do escritório, os colaboradores saem para o parque de estacionamento e entram numa hora de aventura com enredo. Para um espaço, esta é uma forma de vender eventos empresariais sem depender de paredes; mais sobre o formato no nosso artigo sobre a escape room portátil.

Quando uma noite de empresa se torna verdadeiro team building

Uma hora numa escape room é trabalho de equipa concentrado: quem assume a liderança, quem fica calado apesar de ter a resposta certa, quem se perde primeiro e quem puxa por todos. Há negócios inteiros construídos sobre isto. A Teamwork Unlocked, de Singapura, chama ao seu formato formação em liderança com base em escape room: o programa principal, Submerged, dura três a quatro horas para uma equipa de 4-10 pessoas, em que o jogo é apenas a primeira parte e a principal é um debrief conduzido segundo o modelo próprio Nine Key Profiles: que papel cada pessoa assumiu sob pressão e como isso se repete nas tarefas de trabalho. Segundo a empresa, o conceito foi testado em mais de 150 equipas na Google, e a lista de clientes inclui Google, Amazon, Netflix, Apple e Visa.

Há dois pormenores desse modelo que vale a pena aproveitar em qualquer espaço. Primeiro, o jogo é escalável: o formato portátil deles desloca-se ao escritório do cliente e comporta de 4 a 80 participantes, pelo que o evento empresarial deixa de estar preso a paredes. Segundo, um formato destes é pago pelo orçamento de formação e não pelo orçamento de festas, e é por isso que os preços são de formação e não de bilhete.

Uma ressalva honesta: por si só, um jogo de escape é uma experiência de aproximação entre pessoas, não uma ferramenta de recursos humanos. O que o transforma numa ferramenta de desenvolvimento de equipas é o debrief no final. Quem quiser oferecer esse formato deve formar um anfitrião próprio para conduzir o debrief ou trazer um facilitador parceiro; a atração cumpre a sua parte sozinha: mostra uma equipa em ação numa hora melhor do que o escritório em meses.

Como começar a vender eventos empresariais: passos práticos

• Criar um pacote, não um bilhete. Jogo mais bebidas mais mesa no final, um único preço. O preço empresarial fica acima da tarifa normal, não abaixo. Mudar o posicionamento: o que se vende é uma noite privada chave na mão, não o preenchimento de um horário vazio.
• Facilitar o pagamento por uma empresa. Fatura, contrato, documentos de fecho: metade dos clientes empresariais desiste no ponto em que a conta da empresa não consegue pagar.
• Ir onde estão os compradores. Centros de escritórios e espaços de coworking a 15 minutos são os dias de semana do futuro. Um email a um office manager com um pacote pronto vale mais do que um cartaz. E recomendamos vivamente manter uma presença ativa no LinkedIn, tal como a nossa equipa faz: é aí que estes compradores realmente vivem.
• Fazer parceria com um restaurante. Quem não tiver cozinha, que crie um pacote com o espaço do lado: o jogo aqui, o jantar ali, cada um a promover o outro.
• Aproximar-se das agências de eventos. Uma fatia significativa das reservas empresariais chega através de organizadores de eventos, e eles precisam de um pacote que resolva tudo de uma vez: jogo, comida, horários, papelada. Basta dar-lhes uma proposta pronta e um desconto de parceiro para ganhar um canal que vende por si.
• Abordar departamentos, não empresas. Os grupos pequenos de 10-20 pessoas juntam-se com mais frequência e decidem mais depressa. Um departamento satisfeito traz o seguinte: dentro de uma empresa, as pessoas de recursos humanos falam umas com as outras.
• Fotografar a noite. Uma foto da equipa vencedora com os adereços é conteúdo que os colaboradores espalham nos próprios perfis, identificando o espaço.

Perguntas e respostas

É preciso pessoal extra para um evento empresarial? A atração conduz o jogo sozinha: as personagens dobradas e as dicas funcionam sem Game Master na sala. Um colaborador do espaço recebe a empresa, dá início às equipas por ordem e mantém a noite dentro do horário.

Temos só uma escape room. Vale a pena? Sim, comece por grupos pequenos: um departamento de 10-15 pessoas divide-se em duas vagas, uma joga enquanto a outra fica à mesa, e depois trocam. E cada atração acrescentada aumenta diretamente o tamanho da empresa que é possível receber.

E se a empresa quiser mesmo formação? Proponha o formato com debrief depois do jogo (anfitrião próprio ou facilitador parceiro). O jogo fornece o material: numa hora dentro de uma história, uma equipa mostra-se com mais honestidade do que em qualquer seminário.

Encha os dias de semana enquanto a concorrência distribui descontos

Os eventos empresariais são uma segunda fonte de receita que vive exatamente onde o espaço está vazio, durante o dia nos dias úteis, e a preço cheio. Veja como pode ser a oferta para isso: o castelo para as grandes vagas de equipas, os baús para torneios e eventos móveis. Já calculou quanto rende uma noite de empresa? Faça as contas na calculadora ou fale-nos do seu espaço e sugerimos uma configuração à medida.