Escape room dla firm: jak lokal zapełnia dni powszednie

Każdy lokal rozrywkowy żyje w tym samym rytmie: od piątku do niedzieli wszystko jest zarezerwowane, a od poniedziałku do czwartku pokoje stoją puste. Analitycy branżowi szacują obłożenie escape roomów w dni powszednie na 15–20%, przy niemal pełnym weekendzie. Większość operatorów łata tę dziurę rabatami, obcinając marżę w najsłabszych godzinach. Ale puste dni powszednie mają proste wytłumaczenie i to w nim kryje się odpowiedź: wasi goście nie przychodzą w tygodniu, bo są w pracy. Dni powszednie trzeba więc sprzedawać nie gościom, tylko ich pracodawcom.

Dlaczego popyt firmowy rośnie właśnie teraz

Amerykańskie firmy wydają na team building 4,7 miliarda dolarów rocznie, o 21,7% więcej niż rok wcześniej, a trend jest globalny. Powód nie jest optymistyczny: zaangażowanie pracowników na świecie spadło do 20%, najniżej od pięciu lat, i działy HR dostały zadanie, żeby znów dać ludziom poczucie zespołu. Po kilku latach formatów online firmy chcą ponownie zbierać ludzi na żywo.

Ważna zmiana ostatnich lat: wydarzenie firmowe przestało oznaczać całe biuro raz w roku. Coraz częściej są to małe grupy po 10–20 osób: dział, zespół projektowy, zmiana. Takie spotkania odbywają się częściej, ich budżety są zatwierdzane szybciej, a terminy wypadają nie w szczytowe piątki, tylko w dni powszednie. Mała grupa w środku tygodnia to dokładnie ten format, na który czekają wasze puste pokoje.

Budżety są konkretne: w USA firmy planują 65–130 dolarów na pracownika na jedno wydarzenie, a krótkie aktywności do półtorej godziny, czyli dokładnie format escape roomu, kosztują 39–60 dolarów od osoby. Ciekawy szczegół: najwięcej od osoby płacą małe firmy, 100–160 dolarów, bo rabaty grupowe nigdy do nich nie docierają. Innymi słowy, mały dział w środę to nie ruch z resztek, tylko wasz najbardziej rentowny klient.

Mały dział w środę to nie ruch z resztek: małe firmy płacą najwięcej od osoby.

Co tak naprawdę kupuje klient firmowy

Anna z naszego zespołu, zanim trafiła do escape roomów, spędziła lata w hotelarstwie, przyjmując firmowe rezerwacje restauracji, sal bankietowych i imprez firmowych. Jej główny wniosek z tych lat negocjacji: firma kupuje nie atrakcję, tylko gotowy wieczór bez kłopotów organizacyjnych. Dwa pierwsze pytania w każdym zapytaniu firmowym w ogóle nie dotyczą gry: co z jedzeniem i napojami oraz gdzie usiądziemy wszyscy razem po grze.

Firma kupuje nie atrakcję, tylko gotowy wieczór bez kłopotów organizacyjnych.

Dla lokalu to gotowa lista kontrolna. Żeby sprzedawać wydarzenia firmowe, potrzebujecie trzech rzeczy: samej gry, cateringu (własny bar i kuchnia albo umowa z restauracją obok) oraz przestrzeni, w której cała firma zbierze się po grze przy jednym stole i omówi, kto co zrobił w fabule. Jeśli nie ma gdzie usiąść, klient pójdzie tam, gdzie dostanie cały wieczór. Osobnym atutem jest prywatność: dla klienta firmowego „lokal tylko dla was na cały wieczór” znaczy więcej niż rabat.

Ile kosztuje pominięcie gastronomii, widać po liczbach z pokrewnej branży rozrywki towarzysko-rywalizacyjnej: w londyńskim Flight Club 70% przychodu pochodzi z jedzenia i napojów, a nie z gier; w amerykańskim Duckpin Social na każdego dolara wydanego na grę gość zostawia od jednego do dziewięciu dolarów w barze i kuchni. Działa to też w drugą stronę: jeśli po grze nie ma gdzie zjeść kolacji, firma zarezerwuje grę u was, a kolację, drinki i większość rachunku zabierze do sąsiadów.

Jak obsłużyć grupę większą, niż mieści jedna gra

Atrakcja typu escape room przyjmuje drużynę od dwóch do sześciu osób, a grupa firmowa to 15–30 osób. Lokale rozwiązują to ofertą: uruchamiają wszystkie swoje gry naraz i dzielą firmę na drużyny. Im więcej różnych atrakcji ma lokal, tym więcej osób może przyjąć jednocześnie, a reszta w tym czasie siedzi przy stole, przy barze albo kibicuje kolegom.

Arytmetyka na naszych własnych produktach: zamek przyjmuje do sześciu graczy, każda skrzynia dwóch–trzech. Lokal z zamkiem i dwiema skrzyniami utrzymuje w grze jednocześnie 10–12 osób; firma licząca 25 osób przechodzi przez wszystko w dwie–trzy godziny, a wieczór jest wypełniony bez ani jednej martwej przerwy. Warstwa rywalizacji dochodzi gratis: dwie identyczne skrzynie zamieniają wieczór firmowy w turniej „kto szybciej” z tabelą wyników na pulpicie sterowania.

To standardowa mechanika branżowa, nie improwizacja: lokale z pięcioma grami przyjmują jednorazowo do 50 osób, a przy większych grupach sprawdza się system fal — połowa firmy gra, połowa siedzi przy stole, potem następuje zmiana. Praktyczny punkt odniesienia: około 50 gości przechodzi trzy różne gry w trzy godziny, jeśli puszczacie je rotacyjnie.

Przykłady z naszej praktyki: lokal w Wielkiej Brytanii ma obie skrzynie, Wizard’s Chest i Dead Man’s Chest, i zapełnia dni powszednie wydarzeniami firmowymi. Lokal w Omanie prowadzi wieczory firmowe na parze zamek plus skrzynia: drużyny rotują między dużym a małym formatem.

Mobilne wydarzenie firmowe: gra przyjeżdża do biura

Najbardziej nieoczywisty format wymyślił nasz klient z Florydy: wstawił Wizard’s Chest do przyczepy i sam wozi ją na wydarzenia firmowe, do szkół, na targi i festiwale. Jego dni powszednie wypełniają wyjazdy: firma zamawia grę pod samo biuro, pracownicy wychodzą na parking i wchodzą w godzinę fabularnej przygody. Dla lokalu to sposób na sprzedaż wydarzeń firmowych bez przywiązania do ścian; więcej o tym formacie w naszym tekście o mobilnym escape roomie.

Kiedy wieczór firmowy staje się prawdziwym team buildingiem

Godzina w escape roomie to skoncentrowana praca zespołowa: kto bierze na siebie przywództwo, kto milczy, choć zna właściwą odpowiedź, kto pierwszy się gubi, a kto ciągnie wszystkich do przodu. Na tym budowane są całe biznesy. Singapurskie Teamwork Unlocked nazywa swój format szkoleniem przywódczym opartym na escape roomie: flagowy program Submerged trwa trzy–cztery godziny dla zespołu 4–10 osób, przy czym sama gra to tylko pierwsza część, a najważniejsze jest prowadzone omówienie według ich autorskiej metodyki Nine Key Profiles: jaką rolę każdy przyjął pod presją i jak to się powtarza w zadaniach służbowych. Koncepcja, jak twierdzi firma, została przetestowana na ponad 150 zespołach w Google, a na liście klientów są Google, Amazon, Netflix, Apple i Visa.

Dwa elementy tego modelu warto przejąć w każdym lokalu. Po pierwsze, gra się skaluje: ich format mobilny jeździ do biura klienta i przyjmuje od 4 do 80 uczestników, więc wydarzenie firmowe nie jest przywiązane do ścian. Po drugie, taki format opłacany jest z budżetu szkoleniowego, a nie z budżetu na imprezy, dlatego i ceny są szkoleniowe, a nie biletowe.

Uczciwe zastrzeżenie: sama w sobie gra escape to wspólne przeżycie, a nie narzędzie HR. Narzędziem rozwoju zespołu czyni ją omówienie po grze. Jeśli oferujecie taki format, albo wyszkolcie własnego prowadzącego omówienie, albo zaproście partnera-facylitatora; atrakcja swoją część zrobi sama: w godzinę pokazuje zespół w działaniu lepiej niż biuro przez miesiące.

Jak zacząć sprzedawać wydarzenia firmowe: kroki praktyczne

• Zbudujcie pakiet, a nie bilet. Gra plus napoje plus stół po grze, w jednej cenie. Cena firmowa idzie powyżej zwykłej stawki, a nie poniżej. Zmieńcie pozycjonowanie: sprzedajecie prywatny wieczór pod klucz, a nie zapełniacie pusty termin.
• Ułatwcie płatność firmie. Faktura, umowa, dokumenty rozliczeniowe: połowa klientów firmowych odpada tam, gdzie nie da się zapłacić z konta firmowego.
• Idźcie tam, gdzie siedzą kupujący. Biurowce i coworkingi w promieniu 15 minut to wasze przyszłe dni powszednie. Jeden mail do office managera z gotowym pakietem działa lepiej niż baner. Mocno polecamy też aktywną obecność na LinkedIn, tak jak robi to nasz zespół: to tam realnie siedzą ci kupujący.
• Nawiążcie współpracę z restauracją. Jeśli nie macie kuchni, zróbcie pakiet z lokalem obok: gra u was, kolacja u nich, każdy promuje drugiego.
• Zaprzyjaźnijcie się z agencjami eventowymi. Znacząca część rezerwacji firmowych idzie przez organizatorów wydarzeń, a oni potrzebują pakietu, który od razu zamyka wszystkie punkty: gra, jedzenie, harmonogram, dokumenty. Dajcie im gotową ofertę i rabat partnerski, a dostaniecie kanał, który sprzedaje za was.
• Celujcie w działy, nie w firmy. Małe grupy po 10–20 osób zbierają się częściej i decydują szybciej. Jeden zadowolony dział przyprowadza następny: ludzie z HR wewnątrz firmy rozmawiają ze sobą.
• Fotografujcie wieczór. Zdjęcie zwycięskiej drużyny z rekwizytami to treść, którą pracownicy sami rozniosą po swoich profilach, oznaczając wasz lokal.

Pytania i odpowiedzi

Czy do wydarzenia firmowego potrzebuję dodatkowych ludzi? Atrakcja prowadzi grę sama: postacie mówią głosami lektorów, a podpowiedzi działają bez mistrza gry w pomieszczeniu. Pracownik lokalu wita firmę, kolejno wpuszcza drużyny do gry i pilnuje harmonogramu wieczoru.

Mamy jeden escape room. Czy to ma sens? Tak, zacznijcie od małych grup: dział liczący 10–15 osób dzieli się na dwie fale, jedna gra, druga siedzi przy stole, potem zamiana. A każda kolejna atrakcja bezpośrednio zwiększa wielkość firmy, którą jesteście w stanie obsłużyć.

A jeśli firma chce prawdziwego szkolenia? Zaproponujcie format z omówieniem po grze (własny prowadzący albo partner-facylitator). Gra dostarcza materiału: w godzinę wewnątrz fabuły zespół pokazuje się szczerzej niż na jakimkolwiek seminarium.

Zapełnijcie dni powszednie, gdy konkurencja rozdaje rabaty

Wydarzenia firmowe to drugi strumień przychodu, który żyje dokładnie tam, gdzie wasz lokal jest pusty — w dni powszednie za dnia — i to w pełnej cenie. Zobaczcie, jak wygląda oferta pod to: zamek na duże fale drużyn, skrzynie na turnieje i wyjazdy mobilne. Liczyliście, ile daje jeden wieczór firmowy? Sprawdźcie to w kalkulatorze albo opowiedzcie nam o swoim lokalu, a zaproponujemy zestaw pod waszą powierzchnię.